Datenschutzhinweise Finanzverwaltung

Version: 1.0 (29. Mai 2025)

Der verantwortungsvolle Umgang mit deinen personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Als Verein halten wir uns streng an die Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit und haben hierzu technische und organisatorischen Maßnahmen getroffen.

Im Folgenden erläutern wir nach einigen allgemeinen Hinweisen (1), welche Arten von Daten wir von wem zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten, wer sie intern oder extern verarbeiten darf, wie lange die Daten gespeichert bzw. wann sie gelöscht werden und wer hierfür zuständig ist (2). Außerdem informieren wir über deine Betroffenenrechte (3).

Allgemeine Hinweise

Verantwortliche Stelle ist Spielraum Mainz e.V., Leibnizstr. 22, 55118 Mainz, info@spielraum-mainz.de, vertreten durch den Vorstand. Bei Fragen zum Datenschutz kannst du dich per E-Mail oder postalisch an uns wenden.

Generell gilt: Bei jeder internen Weitergabe von Daten innerhalb des Vereins werden alle Daten von unseren jeweiligen Funktionsträger:innen ausschließlich für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung entlang des jeweiligen Verarbeitungszwecks verarbeitet. Sofern wir auf einen externen Auftragsverarbeiter zurückgreifen müssen, wählen wir diesen sehr sorgfältig mit Blick auf den Serverstandort und das vorhandene Datenschutzniveau aus. Mit unseren Auftragsverarbeitern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge i.S.v. Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen (Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse am Einsatz von Auftragsverarbeitern gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO).

Eine anderweitige Datenweitergabe an Dritte außerhalb des Vereins findet nicht statt, außer dies ist für den Verarbeitungszweck notwendig und rechtlich zulässig (z. B. wenn wir in einer Pressemitteilung die Namen von Funktionsträger:innen mitteilen) oder wenn eine Behörde oder Stelle dies von uns verlangt und wir ihr gegenüber zur Offenlegung personenbezogener Daten verpflichtet sind, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, einen Rechtsstreit beizulegen oder die Rechte und/oder die Sicherheit einer Person zu schützen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen oder um Änderungen unsererseits in der Datenschutzhinweise umzusetzen.

Verarbeitete Daten und Verarbeitungszwecke

Im Rahmen der Finanzverwaltung des Vereins können von Mitgliedern, ehren- und hauptamtlich Mitarbeitenden des Vereins, Spender:innen sowie von Ansprechpersonen bei mit uns in Verbindung stehenden Dritten (Unternehmen, Fördermittelgebern, Behörden, etc.) folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ggf. Name/Bezeichnung der juristischen Person),
• ID-Daten (z. B. Mitglieds-, Spender:innen- oder Lieferantennummer),
• Kontodaten (Name Kontoinhaber:in, IBAN, BIC, etc.),
• Buchungs- und Belegdaten (Liefer- und Rechnungsdokumente, Buchungsdaten, -belege und -historie),
• Spendendaten (Zuwendungsart, -wert, -datum und -ursprung),
• elektronische/postalische Korrespondenz mit dem Verein.

Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist

• die Finanzierung und ordnungsgemäße Kassen- und Buchführung des Vereins einschließlich
  a) der Abrechnung von Rechnungen und Forderungen,
  b) Dokumentation, Erstellung und Versand von Zuwendungsbestätigungen und anderer Belege und
  c) sonstiger die Vereinsfinanzen betreffenden Korrespondenz sowie
• die Erfüllung von steuer- und handelsrechtlichen sowie anderen gesetzlichen und satzungsgemäßen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten (z. B. gegenüber dem Finanzamt oder den Rechnungsprüfer:innen des Vereins).

Rechtsgrundlage hierfür ist

• Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO i.V.m. unserer Satzung, Beitragsordnung und Entgeltordnungen, wonach die Verarbeitung zur Erfüllung von Verträgen erforderlich ist und
• Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO, wonach die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere der Pflicht zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen sowie zur Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, erforderlich ist.

Die Bereitstellung dieser Daten erfolgt freiwillig und direkt durch die betroffene Person.

Eine externe Weitergabe der Daten erfolgt an unsere Auftragsverarbeiter im Zusammenhang mit der von uns eingesetzten Vereinssoftware, des E-Mail-Hostings und unserer Vereins-Cloud.

Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt, eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.

Die Speicher- und Verarbeitungsdauer ist so lange, wie es oben genannter Zweck erfordert. Der Zweck endet in der Regel mit dem Ende der gesetzlichen oder satzungsgemäßen Aufbewahrungspflicht. Sind die Daten danach nicht mehr erforderlich, erfolgt die Löschung, sofern nicht von der betroffenen Person zuvor eine Einschränkung der Verarbeitung aus berechtigten Gründen gefordert wurde. Einschränkung und Löschung wirken sich nicht auf die Verarbeitung derselben Daten aus, falls diese auch für andere in diesen Datenschutzhinweisen beschriebene Zwecke verwendet werden.

Betroffenenrechte

In Übereinstimmung mit der DSGVO und den nationalen Datenschutzvorschriften hast du folgende Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten:

• das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten und sofern dies der Fall ist, auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten und auf Kopie (Art. 15 Abs. 1 DSGVO), soweit nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden (vgl. Art. 15 Abs. 4 DSGVO),
• das Recht auf Berichtigung, wenn deine personenbezogenen Daten falsch, unvollständig oder nicht aktuell sind (Art. 16 DSGVO),
• das Recht auf Löschung (Art. 17 Abs. 1 DSGVO), wenn du einen gültigen Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten eingelegt hast und kein berechtigten Gründen für die Verarbeitung vorliegen oder wenn du deine Einwilligung widerrufen hast, deine personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt werden, eine Erhebung gem. Art. 8 Abs. 1 DSGVO stattgefunden hat oder deine personenbezogenen Daten auf rechtswidrige Weise verarbeitet werden; das Recht auf Löschung greift jedoch nicht, sofern die Verarbeitung zur Ausübung des Rechtes auf freie Meinungsäußerung und Information erforderlich ist, wir verpflichtet sind, die Daten aus gesetzlichen Gründen zu speichern (z. B. aufgrund von Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen), die Verarbeitung aus Gründen des öffentlichen Interesses erforderlich ist oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind (Art. 17 Abs. 3 DSGVO),
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 Abs. 1 DSGVO), wodurch die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns eingeschränkt wird, so dass wir die Daten zwar speichern, jedoch nicht nutzen oder anderweitig verarbeiten dürfen. Dieses Recht kann unter bestimmten Umständen ausgeübt werden, nämlich 1. wenn du die Richtigkeit deiner personenbezogenen Daten bestreitest (die Verarbeitung wird dann für die Dauer eines Zeitraums eingeschränkt, in dem wir die Richtigkeit der Daten überprüfen können); 2. in Fällen, in denen die Verarbeitung rechtswidrig ist und du der Löschung deiner personenbezogenen Daten widersprichst und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der Daten verlangst; 3. in Fällen, in denen wir die personenbezogenen Daten nicht länger für die in unseren Datenschutzhinweisen genannten Zwecke benötigen, sie jedoch für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen weiterhin benötigt werden und 4. in Fällen, in denen du der Verarbeitung basierend auf unseren rechtmäßigen Interessen widersprochen hast (dann kannst du verlangen, dass die Verarbeitung für den Zeitraum eingeschränkt wird, der erforderlich ist, um zu ermitteln, ob wir deinem Widerspruch gerecht werden können),
• das jederzeitige Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, ohne dass sich dies auf die vor dem Widerruf erteilte Einwilligung auswirkt,
• in den Fällen, in denen wir deine Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten, das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse (etwa aufgrund deiner besonderen Situation), sofern wir keine zwingend schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen und sofern die Verarbeitung nicht der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient,
• das Recht auf Übertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) deiner personenbezogenen Daten und diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu empfangen (dies gilt nur dann, wenn die Verarbeitung auf deiner Einwilligung oder der Ausführung vorvertraglicher Handlungen oder der Erfüllung eines Vertrags basiert und automatisch erfolgt),
• das Beschwerderecht (Art. 77 Abs. 1 DSGVO) bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn du findest, dass wir deine Daten rechtswidrig verarbeiten. Für unseren Verein zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, poststelle@datenschutz.rlp.de. Wir bitten dich jedoch, uns unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zu kontaktieren, bevor du eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreichst: Spielraum Mainz e.V., Leibnizstr. 22, 55118 Mainz, info@spielraum-mainz.de; das Beschwerderecht gem. Art. 77 DSGVO steht dir in dem EU-Mitgliedstaat deines Aufenthaltsortes, deines Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. du kannst die Aufsichtsbehörde, an die du dich wendest, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet dich dann über den Stand und die Ergebnisse deiner Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs gem. Art. 78 DSGVO.

Bitte vergewissere dich vorher, ob Spielraum Mainz e.V. tatsächlich die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten und daher in der Lage ist, die Ausübung deiner Rechte sicher zu stellen. Wenn dies der Fall ist, kannst du uns gern unter info@spielraum-mainz.de oder postalisch an Spielraum Mainz e.V., Leibnizstr. 22, 55118 Mainz deine Anfrage zukommen lassen.