Datenschutzhinweise Mitgliederverwaltung

Version: 1.0 (29. Mai 2025)

Der verantwortungsvolle Umgang mit deinen personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Als Verein halten wir uns streng an die Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit und haben hierzu technische und organisatorischen Maßnahmen getroffen.

Im Folgenden erläutern wir nach einigen allgemeinen Hinweisen (1), welche Arten von Daten wir von wem zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten, wer sie intern oder extern verarbeiten darf, wie lange die Daten gespeichert bzw. wann sie gelöscht werden und wer hierfür zuständig ist (2). Außerdem informieren wir über deine Betroffenenrechte (3).

Allgemeine Hinweise

Verantwortliche Stelle ist Spielraum Mainz e.V., Leibnizstr. 22, 55118 Mainz, info@spielraum-mainz.de, vertreten durch den Vorstand. Bei Fragen zum Datenschutz kannst du dich per E-Mail oder postalisch an uns wenden.

Generell gilt: Bei jeder internen Weitergabe von Daten innerhalb des Vereins werden alle Daten von unseren jeweiligen Funktionsträger:innen ausschließlich für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung entlang des jeweiligen Verarbeitungszwecks verarbeitet. Sofern wir auf einen externen Auftragsverarbeiter zurückgreifen müssen, wählen wir diesen sehr sorgfältig mit Blick auf den Serverstandort und das vorhandene Datenschutzniveau aus. Mit unseren Auftragsverarbeitern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge i.S.v. Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen (Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse am Einsatz von Auftragsverarbeitern gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO).

Eine anderweitige Datenweitergabe an Dritte außerhalb des Vereins findet nicht statt, außer dies ist für den Verarbeitungszweck notwendig und rechtlich zulässig (z. B. wenn wir in einer Pressemitteilung die Namen von Funktionsträger:innen mitteilen) oder wenn eine Behörde oder Stelle dies von uns verlangt und wir ihr gegenüber zur Offenlegung personenbezogener Daten verpflichtet sind, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, einen Rechtsstreit beizulegen oder die Rechte und/oder die Sicherheit einer Person zu schützen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen oder um Änderungen unsererseits in der Datenschutzhinweise umzusetzen.

Verarbeitete Daten und Verarbeitungszwecke

Im Rahmen unserer Mitgliederverwaltung können von unseren Mitgliedern sowie von Antragsteller:innen auf eine Mitgliedschaft (bei Jugendmitgliedern zusätzlich von deren gesetzlichen Vertreter:innen) folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer; wird eine juristische Person Mitglied, verarbeiten wir zusätzlich deren Namen, Anschrift, E-Mailadresse und Telefonnummer sowie den Namen und die Kontaktdaten der uns gegenüber vertretungsberechtigten und/oder bevollmächtigten Person),
• Stammdaten (Mitgliedsnummer, Art der Mitgliedschaft, Beginn/Ende der Mitgliedschaft, Funktion/Amt/Rolle im Verein einschließlich deren Beginn/Ende),
• Kontodaten (Name Kontoinhaber:in, IBAN, BIC, Lastschriftmandat),
• Beitrags- und Zahlungsdaten (Höhe des Mitgliedsbeitrags, Beitragsrechnungsdokumente, Buchungsdaten, -belege und -historie),
• Antrags-/Mandatsdaten (Mitgliedsantrag und Lastschriftmandat ggf. inkl. Signaturen),
• elektronische/postalische Korrespondenz mit dem Verein,
• Foto-, Film-, Ton- und/oder Streamingaufnahmen.

Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist

die Mitgliederverwaltung des Vereins, insbesondere die Verwaltung der Mitgliedschaft einschließlich

• der Begründung, Durchführung und Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses,
• der Abrechnung von Beiträgen und Entgelten,
• des elektronischen/postalischen Versands von Informationen an die Mitglieder (z. B. Mitglieder-Newsletter, individuelle Benachrichtigungen, Einladungen zur Mitgliederversammlung und anderen Veranstaltungen),
• die aktuelle interne und öffentliche Information über das Vereinsgeschehen (z. B. im Mitglieder-Newsletter, Rechenschaftsbericht) und dessen Dokumentation durch eine grundsätzlich zeitlich unbegrenzte Speicherung (soweit nichts anderes vereinbart oder geregelt ist) sowie
• die Förderung der Außendarstellung des Vereins, insbesondere auf unseren Internetseiten, Social Media-Kanälen, in Druckerzeugnissen und durch Übermittlung der Daten an Dritte zu journalistisch-redaktionellen oder Beleg-Zwecken (insbesondere an Fördermittelgeber).

Rechtsgrundlage hierfür ist

• Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i.V.m. unserer Satzung, Beitragsordnung und Entgeltordnungen, wonach die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags über die Vereinsmitgliedschaft sowie zur darauf bezogenen vorvertraglichen Vertragsanbahnung erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO, wonach die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erforderlich ist,
• Art. 6. Abs. 1 f) DSGVO, um unser berechtigtes Interesse an der öffentlichen Information über den Verein und seine Aktivitäten sowie an der Förderung der Außendarstellung des Vereins zu wahren,
• in Einzelfällen (bzw. bei minderjährigen Personen immer) die Einwilligung der betroffenen Person (bei minderjährigen Personen: und ihrer Sorgeberechtigten) nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO – wird die Einwilligung nicht erteilt, erfolgt keine Aufnahme der Person oder zumindest ihre anschließende Unkenntlichmachung im Material, sofern sie trotz größter Bemühungen dennoch zufällig und in identifizierbarer Weise Gegenstand einer Aufnahme geworden sein sollte. Die Einwilligung kann jederzeit durch eine Nachricht an den Verein unter info@spielraum-mainz.de oder postalisch mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Bereitstellung dieser Daten erfolgt freiwillig und direkt durch die betroffene Person. Sofern aus besonders berücksichtigungswürdigen Gründen dennoch die Rechte und Freiheiten einer Person durch eine Foto-/Film-/Ton-/Streaming-Aufnahme verletzt sein sollten und wir davon Kenntnis erlangen, unterlassen wir die weitere Verarbeitung. Eine Unkenntlichmachung in Printmedien, die bereits ausgegeben sind, kann nicht erfolgen. Eine Unkenntlichmachung oder Löschung auf unseren Internetseiten oder Social Media-Kanälen erfolgt im Rahmen der technischen und organisatorischen Möglichkeiten. Auf die Verarbeitung von Aufnahmen, die durch Vertreter:innen der Presse oder anderer Medien bei Vereinsveranstaltungen, die öffentlich sind oder für die entsprechende Einladungen oder Akkreditierungen ausgegeben wurden, erstellt werden, haben wir keinen Einfluss.

Eine externe Weitergabe der Daten erfolgt an unsere Auftragsverarbeiter im Zusammenhang mit der von uns eingesetzten Vereinssoftware, des Web- und E-Mail-Hostings, unserer Vereins-Cloud, unseres Newsletter-Tools sowie die mit der Erstellung und Verarbeitung der Aufnahmen beauftragten Fotograf:innen/Videograf:innen, an journalistisch-redaktionell tätige Dritte sowie Dritte, denen gegenüber wir zum Beleg der vereinbarten oder vorgeschriebenen Verwendung von Vereinsmitteln verpflichtet sind.

Unsere Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt, eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt. Zu einer Übermittlung in ein Drittland außerhalb der EU kann es allerdings dann kommen, wenn die Foto-/Film-/Ton-/Streaming-Aufnahmen und ggf. weiteren Daten auf einem Social Media-Kanal veröffentlicht werden und das betreibende Unternehmen der Social Media-Plattform außerhalb der EU ansässig ist. In diesem Fall gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Dienstanbieters, auf die wir keinen Einfluss haben.

Die Speicher- und Verarbeitungsdauer ist so lange, wie es oben genannter Zweck erfordert, die betroffene Person nicht von ihrem jederzeit möglichen Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO in berechtigter Weise Gebrauch gemacht hat oder ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO mit Wirkung für die Zukunft widerrufen hat. Der Zweck endet in der Regel mit Beendigung der Mitgliedschaft und Abwicklung letzter ausstehender Zahlungen und Korrespondenz. Bei Foto-/Film-/Ton-/Streaming-Aufnahmen, ggf. in Zusammenhang mit weiteren Daten (z.B. dem Namen), endet der Zweck spätestens mit der Auflösung des Vereinsarchivs. Sind die Daten danach nicht mehr erforderlich, erfolgt die Löschung, sofern nicht zuvor eine Einschränkung der Verarbeitung aus berechtigten Gründen gefordert wurde. Daten, die zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (etwa aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen) aufbewahrt werden müssen, können darüber hinaus verarbeitet werden. Widerspruch, Einschränkung und Löschung wirken sich nicht auf die Verarbeitung derselben Daten aus, falls diese auch für andere in diesen Datenschutzhinweisen beschriebene Zwecke verwendet werden.

Betroffenenrechte

In Übereinstimmung mit der DSGVO und den nationalen Datenschutzvorschriften hast du folgende Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten:

• das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten und sofern dies der Fall ist, auf Auskunft über deine personenbezogenen Daten und auf Kopie (Art. 15 Abs. 1 DSGVO), soweit nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden (vgl. Art. 15 Abs. 4 DSGVO),
• das Recht auf Berichtigung, wenn deine personenbezogenen Daten falsch, unvollständig oder nicht aktuell sind (Art. 16 DSGVO),
• das Recht auf Löschung (Art. 17 Abs. 1 DSGVO), wenn du einen gültigen Widerspruch gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten eingelegt hast und kein berechtigten Gründen für die Verarbeitung vorliegen oder wenn du deine Einwilligung widerrufen hast, deine personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt werden, eine Erhebung gem. Art. 8 Abs. 1 DSGVO stattgefunden hat oder deine personenbezogenen Daten auf rechtswidrige Weise verarbeitet werden; das Recht auf Löschung greift jedoch nicht, sofern die Verarbeitung zur Ausübung des Rechtes auf freie Meinungsäußerung und Information erforderlich ist, wir verpflichtet sind, die Daten aus gesetzlichen Gründen zu speichern (z. B. aufgrund von Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen), die Verarbeitung aus Gründen des öffentlichen Interesses erforderlich ist oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind (Art. 17 Abs. 3 DSGVO),
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 Abs. 1 DSGVO), wodurch die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns eingeschränkt wird, so dass wir die Daten zwar speichern, jedoch nicht nutzen oder anderweitig verarbeiten dürfen. Dieses Recht kann unter bestimmten Umständen ausgeübt werden, nämlich 1. wenn du die Richtigkeit deiner personenbezogenen Daten bestreitest (die Verarbeitung wird dann für die Dauer eines Zeitraums eingeschränkt, in dem wir die Richtigkeit der Daten überprüfen können); 2. in Fällen, in denen die Verarbeitung rechtswidrig ist und du der Löschung deiner personenbezogenen Daten widersprichst und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der Daten verlangst; 3. in Fällen, in denen wir die personenbezogenen Daten nicht länger für die in unseren Datenschutzhinweisen genannten Zwecke benötigen, sie jedoch für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen weiterhin benötigt werden und 4. in Fällen, in denen du der Verarbeitung basierend auf unseren rechtmäßigen Interessen widersprochen hast (dann kannst du verlangen, dass die Verarbeitung für den Zeitraum eingeschränkt wird, der erforderlich ist, um zu ermitteln, ob wir deinem Widerspruch gerecht werden können),
• das jederzeitige Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, ohne dass sich dies auf die vor dem Widerruf erteilte Einwilligung auswirkt,
• in den Fällen, in denen wir deine Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen verarbeiten, das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse (etwa aufgrund deiner besonderen Situation), sofern wir keine zwingend schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen und sofern die Verarbeitung nicht der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient,
• das Recht auf Übertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) deiner personenbezogenen Daten und diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu empfangen (dies gilt nur dann, wenn die Verarbeitung auf deiner Einwilligung oder der Ausführung vorvertraglicher Handlungen oder der Erfüllung eines Vertrags basiert und automatisch erfolgt),
• das Beschwerderecht (Art. 77 Abs. 1 DSGVO) bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn du findest, dass wir deine Daten rechtswidrig verarbeiten. Für unseren Verein zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, poststelle@datenschutz.rlp.de. Wir bitten dich jedoch, uns unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zu kontaktieren, bevor du eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreichst: Spielraum Mainz e.V., Leibnizstr. 22, 55118 Mainz, info@spielraum-mainz.de; das Beschwerderecht gem. Art. 77 DSGVO steht dir in dem EU-Mitgliedstaat deines Aufenthaltsortes, deines Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. du kannst die Aufsichtsbehörde, an die du dich wendest, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet dich dann über den Stand und die Ergebnisse deiner Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs gem. Art. 78 DSGVO.

Bitte vergewissere dich vorher, ob Spielraum Mainz e.V. tatsächlich die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten und daher in der Lage ist, die Ausübung deiner Rechte sicher zu stellen. Wenn dies der Fall ist, kannst du uns gern unter info@spielraum-mainz.de oder postalisch an Spielraum Mainz e.V., Leibnizstr. 22, 55118 Mainz deine Anfrage zukommen lassen.